El Balance Scorecard

El Balance Scorecard (BSC), fue diseñado por Kaplan y Norton de Hardvard University en 1992. También conocido en español como " Cuadro de Mando Integral", es básicamente un sistema de medición y seguimiento de los resultados obtenidos por una organización desde cuatro planos: la financiera, la de los clientes, los procesos internos, y el aprendizaje y crecimiento del personal, considerado este último como una de las innovaciones más importantes de la propuesta, por tratarse de elementos intangibles.

Considero que esta herramienta es muy importante porque maneja de forma integrada y estratégica el progreso de la organización, e indica de manera sencilla hacia donde va la empresa, es decir le da un sentido real a lo establecido en la visión de la empresa, concepto este conocido por toda la organización pero de difícil medición en la flecha del tiempo, esta metodología logra este objetivo con indicadores en solo 4 planos, permitiendo ver el estado del negocio en su totalidad. es decir donde estamos, como vamos, hacia donde vamos y cuanto hemos avanzado.

Igualmente creo que por ser una herramienta tan poderosa y de fácil visualización de resultados con el uso de gráficas y de los semáforos, no deja de ser menor cierto la complejidad de su diseño, basado específicamente en el establecimiento del modelo de negocio y de los indicadores de acción y de resultados, elementos básicos para conocer las interrelaciones entre las diferentes áreas de la organización; igualmente estimo que es importante alinear a cada trabajador de la empresa con la estrategia de la organización, y donde el uso de los semáforos es una estupenda metodología con información relevante y de fácil interpretación.

La Reingeniería y El Outsourcing

La Reingeniería es una técnica administrativa que se basa en el rediseño de un proceso o en el cambio  radical de toda la organización, lo cual modifica absolutamente la estructura y la cultura de una empresa. en mi opinión la aplicación de los procesos de reingeniería en una empresa deben ser producto del análisis y del convencimiento absoluto de que generarán mayor rentabilidad a la empresa, y que permitirá mejorar la capacidad competitiva en función de garantizar como fin último la máxima satisfacción del cliente.

Los lideres de las empresas tienen la tendencia de realizar cambios pequeños e incrementales, mejor conocido como "mejora continua", en vez de los cambios radicales (outsourcing); sin embargo considero que en los casos de cambios bruscos del entorno, como por ejemplo una competencia agresiva; se deben realizar cambios contundentes que mantengan o mejoren la capacidad competitiva, evitando una disminución de la participación en el mercado, para ello se debe saber interpretar de la mejor manera, las nuevas necesidades o gustos de los clientes. El proceso de reingeniería es uno de las alternativas mas costosas y dificiles de implementar en una organización, pero de igual manera considero que es la más adecuada cuando se producen cambio que escapan a la planeación estratégica, cuando se produce una crisis (caída en los mercados), o cuando se pretenda de manera decidida obtener el liderazgo en el negocio.

Por otro lado, la utilización del outsourcing, que no es más, que la transferencia de la propiedad de un proceso a un tercero especializado, puede ser una alternativa a considerar antes de la aplicación de un proceso de reingeniería. Por tratarse de una toma de decisión a nivel gerencial, debe cuidarse siempre de no entregar un proceso crítico del negocio solo con la excusa de obtener una mayor efectividad. en mi opinión ya el hecho de tener en el interior de una empresa personal ajeno a la organización, representa un riego de disminuir nuestra capacidad competitiva al dejar que información relevante caíga en manos de nuestros competidores, o que la empresa contratada utilice el conocimiento de nuestros procesos para hacernos competencia posteriormente. por el contrario si se aplica de manera controlada, organizada, supervisada e informada en todos los niveles de la organización podemos evitar fugas de información, rechazo por parte de los trabajadores y una mayor dedicación de los mismos en innovar y concentrar sus esfuerzos en el negocio principal de la empresa. Considero que el fin último no debe ser la reducción de costos sino la mejora competitiva y la máxima satisfacción del cliente, igualmente pienso que su uso en empresas estatales y algunas empresas privadas en venezuela, con el objeto de reducir costos y evitar las obligaciones que la relación obrero-patrono implica, son una desviación que se le ha dado al uso de tan importante técnica administrativa.

Teoría General de los Sistemas

La Teoría General de los Sistemas es en mi opinión una consecuencia de la evolución de la ciencia administrativa, propone la integración eficiente del entorno y la organización considerando la existencia de sub-sistemas interrelacionados que facilitan la relación humanista empresarial.

Considero que el enfoque sistémico esta muy bien sustentado desde el punto de vista metodológico, pero a su vez se vuelve algo complejo en su implementación ya que exige un proceso de reingeniería en lo que respecta a la visión de los procesos en cada uno de los niveles de la organización y su relación con el entorno.

Como aspectos positivos considero que el cambio de la visión mecanicista a la visión teleológica de la T.G.S aporta una visión real en el manejo de la información, del conocimiento y de los trabajadores en todos sus niveles; asimismo la consideración de la empresa como un sistema abierto que interactúa con otros sistemas (otro entorno organizacional). Otro aspecto que considero importante y que hace un gran aporte y crea paradigmas es la introducción de conceptos como la sinergia, la entropía, la homeostasis y la cibernética que dan un nuevo enfoque, una visión distinta de lo que es la organización y la administración moderna.

Teoría Clásica de la Administración y la Escuela Burocrática de la Administración

Teoría Clásica de la Administración (Henri Fayol)

Henri Fayol (1841-1925). Se graduó de Ingeniero de Minas a los 19 años, es considerado el mejor representante y padre de  la teoría  clásica  administrativa. Fue Gerente de minas en una empresa metalúrgica y carbonífera, expreso sus ideas a través de sus obras: "Administración  Industrial  y  General" (1916)  y "La Incapacidad Industrial del Estado" (1921).

La teoría clásica de Fayol se diferencia de la propuesta de administración científica de taylor básicamente en su enfoque de la eficiencia de la organización en los aspectos estructurales y funcionales, que a diferencia de Taylor fue basada en el nivel operacional (desde abajo hacia arriba). Fayol genero una visión más completa en su modelo administrativo, destacando el concepto de administración (Planear-Organizar-Dirigir-Coordinar y Controlar), funciones básicas de la organización, la diferencia entre administración y organización (entidad social/función administrativa), y los 14 principios generales. Es evidente sin embargo que la administración científica de Taylor y la teoría clásica de Fayol se complementan, pues hacen énfasis de la productividad desde posiciones totalmente disímiles pero a la vez necesarias de incorporar en la administración moderna. Por otro lado, es necesario mencionar algunos aspectos negativos de la teoría de Fayol, como lo son: la visión en términos formales y rígidos de la organización que le imponen una camisa de fuerza en la modificación conceptual y funcional, obstaculizando el cambio organizacional; la ausencia de trabajos experimentales en comparación a la formulación científica de Taylor, ya que la propuesta esta basada en la observación y el sentido común, es empírica y concreta y finalmente carece de una presentación metódica; la teoría clásica no considero con la importancia que tiene como elemento fundamental de la administración el aspecto humano, incorporando solo algunos elementos esenciales y tratando el aspecto social como una variable más (teoría mecanicista); y finalmente la propuesta de Henri Fayol considera la administración como un sistema cerrado, donde se controlan algunas variables a través de principios generales y universales.

Escuela Burocrática de la Administración (Max Weber)

Max Weber (1864-1920). Fue el más importante estudioso de la estructura y principios de la burocracia, Weber realizó aportes a la administración y a la escuela estructuralista, especialmente en la racionalización, la democracia, el comportamiento y la autoridad.

El modelo burocrático de Max Weber centra su atención en la máxima división del trabajo y de las tareas, incorpora un nuevo concepto de autoridad e identifica 3 tipos (tradicional-carismática-legal); determina las reglas para lograr la uniformidad, coordinación y ejecución de todas las actividades, basadas en normas generales conocidas y susceptibles de aprendizaje; exige una administración sin apasionamiento, ni afecciones personales; ascensos de cargo basados en los meritos y la antigüedad; las relaciones deben ser impersonales, todo debe estar en el marco de la autoridad legal y de las normas; el funcionamiento de la organización esta formalizado mediante registros escritos, lo que despersonaliza los cargos y facilita el reemplazo de un funcionario sin afectar los procesos.

En mi opinión el modelo burocrático diseñado por Max Weber y otros pensadores de su época tiene elementos interesantes y aplicables a casi todas las organizaciones, ya que incorpora elementos de control rutinarios que facilitan el proceso. El saber que hacer, como y cuando logra despersonalizar las actividades y evitar los errores, automatizando las tareas y elevando la rapidez en las decisiones, las cuales son idénticas en circunstancias similares. El hecho de que prácticamente todas las actividades estén normadas, facilita las actividades y disminuye los tiempos de respuesta, pero por otro lado las hace ineficientes en el momento en que las reglas de juego (normativa político-legal) cambian. Las instituciones que adoptan este tipo de organización rígida y mecanicista no pueden adaptarse rápidamente a los cambios convirtiéndose en empresas ineficientes, lentas y anti-económicas. Otro aspecto adverso es que suprime de las tareas cualquier aspecto del comportamiento humano, lo cual elimina la iniciativa y bloquea las posibles respuestas del funcionario ante situaciones cambiantes. Adicionalmente el modelo burocrático exige en teoría evitar las relaciones personales, lo cual considero un error del modelo debido a la naturaleza social del ser humano, más bien pienso que debió incorporarla y diseñar los mecanismos para evitar que estas afectasen la toma de decisiones y los procesos, adaptandose a los cambios, disminuyendo pasos innecesarios y escuchando las necesidades de los usuarios.

Muchas instituciones públicas venezolanas históricamente han adoptado esta forma de organización (modelo burocrático), la mayoría de ellas sin éxito. Aquellas que han logrado un grado elevado de eficiencia ha estado asociado al diseño de manuales de procedimiento ajustados a la realidad económica, social y política, y del marco legal, los cuales son modificados constantemente; otro aspecto de éxito ha sido una administración sana y respeto de los ascensos de cargo de acuerdo al merito y antiguedad del trabajador con salarios que satisfacen las necesidades de los mismos. Estos elementos precisamente fueron señalados por Weber como distorsionadores en la aplicación del modelo burocrático. Por último, considero que la incorporación del papeleo electrónico (gobierno electrónico) ha logrado mejorar la eficiencia de las empresas públicas.